ETUDE POLITIQUE SUR COMMUNICATIONS PAR COURRIER ELECTRONIQUE AVEC LES ETUDIANTS

Introduction

Dans l’intérêt des étudiants et pour répondre à la nécessité croissante de disposer de moyens de communication rapides et efficaces, l’Université McGill doit instaurer une politique officialisant l’usage du courrier électronique comme moyen de communication avec les étudiants. L’adoption du courrier électronique comme moyen de communication officiel entre l’administration de l’Université et les étudiants est toutefois subordonnée à l’assurance que les avis et notifications seront reçus à temps. L’acheminement du courrier électronique ne doit donc être assuré que par le réseau de McGill et sa livraison aux adresses officielles doit pouvoir être confirmée.
Portée
Cette politique s’applique à tous les étudiants à qui est ou a été attribuée une adresse électronique uniforme (AEU), ainsi qu’aux employés de l’Université McGill de qui relève la gestion des communications officielles avec les étudiants.
Énoncé de politique
Le courrier électronique est l’un des moyens de communication officiels entre l’Université McGill et ses étudiants. Comme dans le cas de toutes les communications officielles émanant de l’Université, il appartient à l’étudiant d’ouvrir et de lire à temps son courrier électronique et de prendre les dispositions voulues. Si l’étudiant réachemine du courrier électronique provenant de l’Université vers une autre boîte électronique, il lui appartient de s’assurer que cet autre compte est fonctionnel.
Quiconque utilise une adresse électronique officielle de l’Université McGill pour usurper l’identité d’un membre du personnel enseignant ou non enseignant, ou d’un étudiant commet une infraction au « Code of Computer User Conduct » de l’Université McGill et aux législations fédérale et provinciale en la matière.

Procédures
Le courrier électronique est l’un des moyens de communication officiels employés par l’Université McGill pour transmettre les avis et annonces qui se rapportent aux rapports entre les étudiants et l’Université, sous les réserves suivantes :
(a) l’envoi d’informations délicates par courrier électronique doit toujours s’entourer des précautions nécessaires1;
(b) il faut se garder de présumer que ce moyen de communication assure automatiquement la confidentialité des informations;
(c) il faut prendre grand soin d’adresser chaque message au seul destinataire voulu;
(d) l’envoi de fichiers joints est à proscrire, à moins que l’expéditeur ne se soit assuré que tous les destinataires voulus pourront ouvrir et lire les fichiers ainsi envoyés;
POLITIQUE SUR COMMUNICATIONS PAR COURRIER ELECTRONIQUE AVEC LES ETUDIANTS 1POLITIQUE SUR COMMUNICATIONS PAR COURRIER ELECTRONIQUE AVEC LES ETUDIANTS 2
(e) toutes les communications électroniques officielles sont assujetties aux politiques d’archivage et de gestion des dossiers de l’Université. Il incombe aux services qui créent des communications électroniques de discuter de la conservation de ces communications avec le Service des archives.
Lorsqu’ils font leur inscription, tous les étudiants de l’Université McGill se voient attribuer une « adresse électronique uniforme » (AEU) qui est habituellement une variante de la structure Prénom.Deuxième prénom.Nom@mail.mcgill.ca. Cette boîte est normalement fermée si l’étudiant quitte l’Université, mais elle peut être réactivée s’il s’inscrit de nouveau dans les délais stipulés dans les autres politiques de l’Université. Les communications officielles émanant de l’Université peuvent être envoyées à cette adresse électronique. À la fin de leurs études, tous les diplômés de McGill disposent d’un « compte de courrier électronique à vie » dont l’adresse est établie selon les mêmes conventions.
Bien que le mode d’accès au courrier électronique soit laissé à la discrétion des étudiants, il leur est recommandé d’ouvrir directement à partir du système de McGill tout courrier adressé à leur AEU. Le réacheminement de courriels envoyés à l’adresse officielle de l’étudiant vers une autre adresse électronique (par ex., aol.com, hotmail.com, adresse d’un autre fournisseur de services Internet ou adresse hébergée sur le serveur d’un département) comporte des risques considérables. Les messages réacheminés risquent en effet d’être retardés, de se perdre en transit à différents points d’Internet une fois sortis du réseau de McGill ou d’être rejetés par la boîte à laquelle ils sont destinés. Il est de plus demandé aux étudiants de vider régulièrement leur boîte pour libérer la place nécessaire aux nouveaux messages. Le fait de n’avoir pas reçu ou lu à temps un avis ne dispense pas l’étudiant de l’obligation d’en connaître la teneur et de s’y conformer.

Exception

En ce qui a trait aux courriels qui se rapportent à des cours, les professeurs peuvent présumer à juste titre que les messages adressés aux AEU officielles des étudiants inscrits à leurs cours constituent un moyen légitime de communiquer avec eux. Il se peut toutefois que les professeurs s’attendent que les étudiants prendront livraison de ces courriels par le biais de logiciels de gestion de cours (comme WebCT). Les étudiants sont tenus de se conformer aux exigences de cours que les professeurs ou assistants d’enseignement leur communiquent par courrier électronique, que ces avis soient envoyés à leur adresse électronique officielle de McGill ou à l’adresse électronique à laquelle ils ont accès pour les besoins d’un cours.
1 Par informations délicates, on entend notamment, mais non exclusivement, le code permanent de l’étudiant, sa date de naissance, son numéro d’assurance sociale, son adresse et toute note obtenue à un cours

SOURCE http://www.mcgill.ca/files/secretariat/Communicationsparcourrierelectroniqueaveclesetudiants.pdf